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四、业主委员会为业主大会召开九步准备工作
来源:刘海川律师
发布时间:2020-03-01
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四、业主委员会为业主大会召开九步准备工作

 广大的听众,大家好!我是业主大会教程编者。

上一节,我们讲了,业主大会召开的频率是一年一次;召开形式,是书面征求意见方式为主,业主代表集中开会为辅的形式。这节就了解一下业主大会议题,业主委员为召开业主大会要做哪些准备工作。

1、业主大会的议题。

一般我们召开会议,组织者提前把会议议题提前通知参加会议人员,让大家都知道会议的内容。议题是会议讨论和表决的重要内容。关键人员还要为会议发言做准备。表决性会议议题,还需要参会人员做出赞同、弃权和否决三种选择,才具有法律效力。

同样,业主委员会作为业主大会的组织者,需要提前拟定好业主大会议题。议题的选择,能推动业主大会各项工作的开展,防范法律风险,使业主委员会的工作有理有据,让广大业主了解业主委员会工作,提高业主满意率,团结更多的业主。业主组织不断发展壮大。

业主大会议题类似与人民代表大会的会议议题,可以分两类,一是工作报告类。如业主委员会工作计划、年度预算、决算 等。二是决策类,即工作制度、解除和招聘物业公司、维修基金的使用方案等决议。为业主委员会执行业主大会决议,提供法律依据,更让业主信服,能够提升业主委员会的威信。业主大会召开完毕,必须形成业主大会决议并公示,业主大会的内容才具有法律效力.

我们日常召开人数众多会议,都需要进行小范围会议确定日程和内容后,才召开大的会议。这就是组织大的会议需要做很多准备工作。

2、业主委员会要为业主大会做哪些准备工作呢?

这里讲的业主大会,是业主委员会成立后,业主委员会独立组织每年召开的业主大会或临时业主大会。是参考首届业主大会召开的程序做的准备工作。主要内容是召开业主委员会会议形成业主委员会决议。因此,准备工作包括了业主委员会的一般会议程序。如果小区设立了业主代表大会,就应该召开业主代表大会,发动业主代表配合、协助业主大会的召开工作,可以大大减轻业主委员会工作量。

我们把业主大会的准备工作分九个步骤。以下说说的会议都是指业主委员会会议

1)提前征求意见。多向社区、街道办事处、业主委员会成员、业主代表等征求意见;必要的时候,邀请社区领导参与会议。

业主委员会成员应经常和社区保持良好的沟通和联系,争取得到社区的支持和帮助,也便于业主大会决议的执行。这即是法律要求。也是业主委员会的发展要求。

2)确定会议议题。业主委员会主任和其他成员先确定业主大会议题,为议题做好充分调查和准备工作。议题的选择,要适合小区广大业主的呼声,也是议题产生和形成决议、并得到执行的客观条件。

3)通知会议召开。通知业主委员会成员参与会议的时间、地点、会议议题内容等。由于小区业主委员会会议是管理小区公共事务的会议,建议和鼓励其他业主或业主代表随时参加。

4)做好会议记录。秘书应将会议人员签到情况,和会议主要发言情况进行记录,便于业主委员会进行会议分析。最后,业主委员会成员对会议议题进行表决。会议召开的过程,是分析了解参与人员思想、性格、意见过程,是发现小区问题、集思广益、团结业主的过程。

    我们在以后的罗伯特议事规则课程中详细讲解如何开会。

5)形成会议决议。开会有执行内容的议题,都要形成业主委员会决议。会议议题一旦通过,就具有执行力。可以多邀请相关委员和业主参与决议的执行。还要对参与人员的分工进行讨论确定,有利于参与人员明确各自的工作内容。

6)公示会议决议。对业主委员会通过的决议,在会议结束后3天内,要进行公示告知全体业主召开业主大会的时间、方式、议题内容等主要事项。只有公示了业主委员会决议,才发生法律效力,这个决议才能对全体业主具有约束力。召开业主大会有了法律依据。

7)会议及时通报。通过的重要议题,要及时通报所在社区、街道办事处;随意与社区交换意见,取得社区的支持。

8)形成档案保管。公示资料都要进行拍照整理和会议资料制作档案保存,便于以后应用。这是业主委员会解决内部问题,解决小区纠纷的依据,也是法律诉讼的证据资料,能够有效的防范管理带来的法律风险。

9)掌握业主变动。随着掌握、了解和统计小区业主的变动情况,这是召开业主大会的基础,是业主委员会服务业主的具体表现。

九个步骤准备工作,是参考了我们政府机关召开的会议程序,将业主大会管理纳入法治化管理,完成法律授予业主大会的任务。都是立足于,业主委员会成员发现、讨论小区问题,整理汇总问题,提出解决思路,并为将来可能的法律风险提供了预防措施和保留了证据材料。也为我们日常召开业主委员会会议提供了参考。

业主委员会会议需要征求社区意见,有明确的法律依据。《物业管理条例》第二十条业主大会、业主委员会应当配合公安机关,与居民委员会相互协作,共同做好维护物业管理区域内的社会治安等相关工作。在物业管理区域内,业主大会、业主委员会应当积极配合相关居民委员会依法履行自治管理职责,支持居民委员会开展工作,并接受其指导和监督。住宅小区的业主大会、业主委员会作出的决定,应当告知相关的居民委员会,并认真听取居民委员会的建议。

为了让业主委员会的决议更慎重全面,需要业主委员会在开会前后都要多听取居委会的意见,更容易得到居委会的支持。

总结一下本节的内容。业主委员会是业主大会的组织者,要召开业主大会,需要先召开业主委员会会议,形成和公告业主委员会决议,告知小区全体业主。重点介绍了业主委员会会议的九个重要步骤;需要大家了解一下。大家有什么问题,可以提起,联系微信。



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