劳动人力资源管理制度

                              广东国龙律师事务所  肖平律师

一、人力资源管理法律风险

人力资源管理直接关系到企业人才战略及劳动者权利保护，对此国家针对企业人力资源管理制定并出台一系列相关法律法规。上述劳动法律法规，不仅包括了《劳动法》等劳动领域的基本大法，更包括国务院、国务院相关部门及地方权力或执行机关制定的大量的行政法规及部门规章。从招聘开始，面试、录用、培训、签订劳动合同、员工的待遇问题直至员工离职的各个环节，都受到不同效力层次或不同区域范围的劳动法律法规的约束，企业的任何不遵守法律的行为都有可能给企业带来劳动纠纷，都有可能给企业造成不良影响。概括起来，主要体现如下几个方面：（1）招聘录用风险，诸如：员工招聘广告风险、欺诈录用风险、招用学生及未成年工风险、零工资风险、违法收取履约保证金风险等；（2）劳动合同风险，诸如试用期问题、劳动合同效力问题、违约金问题、保密及竞业禁止问题、不订立书面劳动合同等；（3）员工待遇风险，诸如：工资的不足额或不按时发放、发放工资不按规定造具工资表或工资清单、不支付加班工资、不买或不按规定买社保、不提供规定安全保护条件、超时加班、特殊员工未予特殊对待等；（4）风险监管制度风险，诸如：规章替代合同、规章违反法律法规规定或原则精神、风险监管制度未经民主讨论通过或未经公示或宣传等；（5）企业人员及违规人员处理与分析风险，诸如：违规人员处罚、不按规定辞退员工、不支付经济补偿金等。

二、合法劳动人事规章制度的制定

（一）合法的规章制度制定。

劳动人事规章制度是用人单位的内部“法律”，贯穿于用人单位的整个用工过程，是用人单位行使管理权、合同解除权的重要依据。劳动者严重违反用人单位规章制度的，用人单位可解除劳动合同，没有规章制度，公司的管理将会陷入困境。劳动合同法第四条对规章制度以大篇幅进行了规定。从法律规定看，规章制度的制定、修改流程为：职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定→公示告知。

（二）不合法的规章制度风险分析

不合法的规章制度，在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条的规定，规章制度必须符合“民主程序制定”、“合法”，“公示”3个条件，才可作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

按照劳动合同法第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

根据劳动合同法第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需支付经济补偿金。

值得注意的是，规章制度违反法律、法规，包括内容违法、制定程序违法、公示程序违法。

（三）制定规章制度法律风险防范策略

规章制度制定修改应履行民主程序，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的书面证据，履行公示程序。

公示方法与技巧：公司网站公布法；电子邮件通知法；公告栏张贴法；员工手册发放法(保留签收记录)；规章制度培训法(保留培训签到记录)；规章制度考试法(保留试卷)。从举证角度考虑，不推荐网站公布法、电子邮件通知法、公告栏张贴法，因为这3种公示方式都不易于举证。

三、劳动者入职审查注意事项

（一）实践中用人单位招聘过程的简单化、形式化，不注重入职审查，加上劳动合同法对双重劳动关系的间接承认，轻视入职审查将给用人单位用工带来很大风险。如不进行入职审查，劳动者以欺诈手段入职的，可导致劳动合同无效。

招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。

（二）劳动者入职审查注意事项

招用劳动者时，要求其提供与前单位的解除或终止劳动合同证明，并保留原件。如尚未解除劳动合同的，要求其原单位出具同意该员工入职的书面证明。

核实劳动者的个人资料的真实性，比如学历证明、从业经历，要求劳动者承诺未承担竞业限制义务，并向原单位进行核实，以免发生不可预测的诉讼风险。

四、与劳动者签订书面劳动合同的法律风险防范

（一）为了破解实践中事实劳动关系的泛滥和用人单位不签合同的顽疾，劳动合同法强调劳动合同的书面化，不管订立、变更、解除、终止，一律采取书面形式，否则会导致工资成本的增加：劳动合同法第八十二条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资；更严重的会导致无固定期限合同的成立，劳动合同法第十四条第三款规定，用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

（二）风险防范策略

革新用工观念，养成先订合同后用工的习惯，最迟必须在一个月内订立合同。

劳动合同终止后，劳动者仍在用人单位继续工作的，抛弃双方可随时终止劳动合同的观念，也应当在一个月内订立合同。劳动者拒不签订劳动合同的，保留相关证据，比如向劳动者送达签订合同通知书证据等，用人单位将不承担法律责任。

五、防止订立无固定期限劳动合同订立

（一）劳动合同法第十四条规定了劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同的3种情形。第八十二条第二款则规定，用人单位违反本法规定不与劳动者订立无固定期限劳动合同的，自应当订立无固定期限劳动合同之日起向劳动者每月支付二倍的工资。本条意思很明确，在3种情形下，只有劳动者提出订立固定期限劳动合同时才可不订立无固定期限劳动合同，否则需每月支付两倍工资，这里实际上暗藏了一个很大的“陷阱”，用人单位一不留神将很容易掉入。

在劳动者符合法定3种情形时,用人单位与劳动者订立固定期限劳动合同,劳动者也默认接受,但时隔数月或者数年,突然要求公司从该固定期限合同订立之日开始每月支付两倍工资。从法律规定看，其主张是可以成立的,因为劳动者并没有提出过订立固定期限劳动合同，用人单位本应当主动订立无固定期限劳动合同。

劳动者口头要求订立固定期限劳动合同，用人单位依劳动者的意思订立，但履行一段时间后，劳动者反悔，要求用人单位支付两倍工资，如果用人单位不能举证系劳动者提出的订立固定期限劳动合同，则面临支付两倍工资的风险。

（二）应对无固定期限劳动合同的策略

当劳动者符合上述情形的，订立合同前，用人单位应当增强证据意识，实践中建议以书面形式向劳动者征询需订立哪种类型的合同，如劳动者同意订立固定期限劳动合同或主动提出订立固定期限劳动合同的，用人单位一定要保留劳动者同意的书面证据，避免事后被劳动者利用而导致用工成本增加的风险。

六、试用期规定的风险防范

针对实践中用人单位随意约定试用期，导致试用期成为“廉价期”、“白干期”，损害劳动者的利益，劳动合同法对此做出了多项规定，以保护劳动者权益。

（一）单独订立试用合同风险大:

单独签订试用合同或劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。另外还有赔偿金风险：违法约定试用期的，由劳动行政部门责令改正；违法约定的试用期已经履行的，由用人单位以劳动者试用期满月工资为标准，按已经履行的超过法定试用期的期间向劳动者支付赔偿金。

（二）应对试用期规定风险的策略

严格执行试用期规定，不违法约定试用期。合理设定试用期限：比如，3年期限的劳动合同，试用期可达6个月，但劳动合同期限为2年零354天时(不到3年)，试用期不得超过2个月，一天之差，试用期可相差4个月，用人单位可选择适当的合同期限，来决定符合企业利益的试用期。

慎重决定试用期内是否提供专项费用培训，为避免风险，提供专项培训前可提前终止试用期。

七、劳动合同管理中非过失性解除合同方式选择

劳动合同法第四十条规定了在3种情形下，用人单位提前30日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。那么用人单位在上述情形下解除劳动合同的，是选择提前30日以书面形式通知劳动者，还是选择额外支付一个月工资呢？

（一）企业解除劳动合同的风险分析

上述两种解除劳动方式经济成本相同。提前30日以书面形式通知的，劳动合同30日届满后解除，这30日内用人单位仍需支付工资，和额外支付一个月工资成本一样。但二者风险却不同:第一种方式下，30日可发生很多事情,劳动者在这30日内仍存在工伤、患病、怀孕、意外伤害的风险,有这些情形之一的，用人单位将不能解除劳动合同。第二种方式下,用人单位支付了一个月工资后可立即解除劳动合同，解除后不会再产生用工风险。

实践中3种情形下解除劳动合同均需遵循其程序，比如不能胜任工作的，不能直接解除，需先培训或调岗，仍不能胜任工作的才可解除，违反该程序的，将承担违法解除劳动合同的风险，支付二倍经济补偿金。

（二）应对企业解聘员工的风险防范策略：

避免违法解除风险，医疗期满后不能从事原工作，应先另行安排工作；不能胜任工作的，需先培训或调岗；客观情况发生重大变化的，需先变更。

选择额外支付一个月工资解除比提前30日以书面形式通知再解除风险小得多。

八、结语

《劳动合同法》是规范所有用人单位与劳动者之间劳动关系的法律，而企业人事管理制度是依据《劳动合同法》制定的调整与员工之间劳动关系的内部“法律”，合法合理的制度能够使企业管理更加规范化，更可防范企业用工的法律风险。《劳动合同法》下企业的用工法律风险愈加明显，企业应对风险的观念应当与时俱进。防患于未然，完善企业人事制度刻不容缓。