实践中存在许多因订立劳动合同所产生的劳动争议，2014年上海市第一、第二中级人民法院审结的劳动争议纠纷中，单独因订立劳动合同所产生的纠纷占比较小，但其实其他类型案件的争议焦点，很多都涉及到劳动合同应如何订立的问题，比如因未签订书面劳动合同而要求双倍工资差额的案件、用人单位以劳动者在试用期内不符合录用条件而要求解除劳动合同的案件等。
因此，关于订立劳动合同，有许多需用人单位注意的地方，比如对劳动者的身份和资质等进行审查、实时将对劳动者的录用进行登记以及在与劳动者充分协商并告知其劳动合同基本内容的情况下书面签署该合同。若用人单位能在与劳动者建立劳动关系时即充分解决与劳动者订立劳动合同的相关事宜，将在很大程度上避免双方今后产生纠纷，所谓防患于未然也即如此。
本文中，笔者意欲结合实际案例，将订立劳动合同时用人单位应当重视和采取的行动分为形式要件审查和实质内容确立，以期对用人单位顺利完成与劳动者劳动合同的签订并最大限度地避免今后可能产生的风险提供帮助。
1.订立劳动合同时的形式要件审查
1.1 订立劳动合同时进行形式要件审查的必要性
在订立劳动合同时进行形式审查，笔者将其主要审查对象归纳为有关劳动者的年龄、资质证书、工作经历和是否仍与其他用人单位之间存在劳动关系等内容进行审查。例如，上海市在2014年出现过的一类案件，就涉及用人单位与劳动者因订立劳动合同时劳动者提供虚假信息而导致双方解除劳动合同。
案件情况大致如下：吕某于2013年2月28日与上海某企业管理服务有限公司签订期限至2015年2月28日的劳动合同，其中试用期至4月30日止，试用期工资人民币1,800元/月，并被派至上海某通信设备有限公司任营业员;2013年3月29日，前述企业管理服务有限公司以吕某存在不符合录用条件的情形为由解除双方劳动合同;后经法院查明，吕某在入职时对自己的出生年月、工作经历等未如实填写，确实存在虚假、隐瞒的行为，因而前述企业管理服务有限公司与吕某解除劳动合同合法且无需回复双方劳动关系、无需支付吕某经济补偿金。
由此可见，在订立劳动合同之前审查上述问题，是对劳动者确实符合用人单位录用条件并且双方能顺利签订书面劳动合同的重要保证。否则，即便之后因劳动者原因导致双方解除合同且劳动者进行了相应的赔偿或补偿，对用人单位来说仍然是得不偿失的，因为录用员工以及对员工进行培训的过程不仅消耗了财务成本，同样也消耗了时间成本，且损失无法挽回。
1.2 订立劳动合同时进行形式要件审查的主要内容
1.2.1 对劳动者的身份信息进行审查
劳动者的相关身份信息，是用人单位决定聘用劳动者的最重要的依据，笔者认为可将有关劳动者的身份、年龄、学历和资质证书等内容都包含在此。首先，关于劳动者的身份，主要是审查劳动者的身份证信息，结合劳动者的各项资质和工作经历，确保该劳动者确实是用人单位需要招录的员工，避免冒名顶替等情形。
其次，关于劳动者的年龄，用人单位对此进行审查的主要目的是防止劳动者的年龄不符合法律规定、行业规定或用人单位的用工要求，比如劳动者未达法定用工年龄将使用人单位面临雇用童工的责任风险，主要方式是对劳动者的身份证明原件和复印件进行审核，更规范的做法是在劳动者提供的身份证复印上书“与原件保持一致”并注明签字日。
再次，对于劳动者学历和资质等进行审查，目的同样在于确保劳动者确实拥有用人单位岗位所要求的相应学历和资质资格，而审查的主要方式可参照对劳动者身份证明的审查方式。当然，如果招聘岗位或用人单位所从事的是关于食品安全方面业务的，通常还需要依法对劳动者的健康状况进行审查，主要方式是通过正规医院出具的相关项目的体检报告来判断。
1.2.2 对劳动者工作经历进行审查
用人单位招录劳动者，通常都希望劳动者具备在相同或类似岗位的相关工作经历，以便于劳动者对用人单位岗位的工作内容和行业发展有一定了解，便于工作的顺利开展，其中主要包含对劳动者的工作经历和劳动者是否同时存在其他劳动关系进行审查。
关于第一项，在用人单位对劳动者的工作经历有要求时，对其进行详细深入的审查便尤为必要。审查劳动者的工作经历，最直观和有效的方式当属直接与劳动者原工作单位取得联系，用人单位不仅可以根据劳动者原工作单位提供的信息确认劳动者的工作经历是否真实，还可从侧面对劳动者的工作能力和态度等方面进行了解。当然，实践中并非每个企业都愿意采取或配合他人采取这种方式，那么在只有劳动者自己提供的工作经历等信息时，可以选择要求劳动者承诺上述信息真实，否则由劳动者承担相应的法律责任。
关于第二项，是要确定劳动者是否还同时与其他用人单位存在劳动关系，避免与劳动者建立双重劳动关系。虽然根据我国《劳动合同法》第三十九条第4款的规定，在未对完成本单位工作造成影响的情况下，可同时与其他用人单位建立劳动关系。可知法律并不禁止双重劳动关系的存在，但无论是对原用人单位还是新用人单位来说，劳动者存在双重劳动关系时，双方的工作都有可能在一定程度上受到影响，新用人单位还可能会因劳动者对原用人单位工作的影响而承担相应的责任。因而，当新用人单位确认劳动者还与其他用人单位存在劳动关系时，对新用人单位来说便多了一项衡量参考，也是其与劳动者建立劳动关系是否安全的一项保障。
1.2.3 对劳动者是否负担有竞业限制义务进行审查
在聘用劳动者时，用人单位当然都希望凭借劳动者的工作资历来保证招聘岗位工作的顺利开展。但是正如我们在《竞业限制所涉法律风险及防范》一文中分析的那样，竞业限制是由用人单位与劳动者约定的一项在双方劳动合同解除或终止以后，在用人单位按约定支付劳动者相应经济补偿金的情况下，由劳动者在最长2年以内承担的一项不参与或自行开业经营同类产品或从事同类业务的一种义务。
因而，若劳动者竞业限制义务尚未到期且用人单位岗位的工作与劳动者原单位经营的产品或服务相似或一致时时，用人单位与之建立了劳动关系，虽然劳动者的工作经历和专业技能可促进这一岗位工作的开展，但是此时劳动者已经违背了其与原用人单位的约定，并需向原用人单位承担相应的违约责任，而新用人单位据此就面临承担连带责任的风险。
因而，用人单位在建立劳动关系以前，对劳动者是否承担有竞业限制义务进行审查，在一定程度上将能保证其岗位工作的顺利开展，避免不必要的风险和责任。审查的主要途径还是以劳动者自行说明为主，不过为了确保劳动者不为了得到工作机会而胡编乱造，用人单位可要求劳动者对此作出一定的书面承诺。
2.订立劳动合同时的实质内容确立
2.1 订立劳动合同时进行实质内容确立的必要性
如前所述，笔者始终认为在用人单位与劳动者确立劳动关系时，订立劳动合同阶段作为劳动关系成立仪式的重要阶段，将可能承担着避免在今后履行劳动合同过程中双方产生争议的重要责任。订立劳动合同时，经双方博弈后将对各自的权利及义务进行书面约定，此约定将成为合同期限内双方施行权利和承担义务的重要依据。
因而，用人单位在订立合同阶段严谨有序地开展了各方面工作时，将可能使双方合作愉快而劳动合同也能顺利履行，若用人单位在订立劳动合同阶段尚未有效开展相关工作，将可能使双方产生各种纠纷，比如劳动者加班工资如何给付、年休假如何计算等等。
此外，为了避免劳动合同订立时即在双方之间埋下纠纷隐患，除了要对形式要件进行审查，还需要对订立劳动合同的实质内容进行确立，确认并谨慎实施了各项实质内容，合同订立阶段可能存在的纠纷隐患将大大减少。其中，笔者将实质内容确立又分为三个阶段来进行分析，即合同订立前、订立时和订立后的各个阶段因如何确立并开展各项与订立劳动合同密切相关的工作内容及要点。
2.2 订立劳动合同前的工作内容及要点
用人单位在订立劳动合同前的工作内容及要点主要是对双方顺利订立劳动合同做好准备工作，笔者认为主要包括对劳动合同基本内容的准备。在准备劳动合同基本内容时，除了对于如劳动报酬、工作期限和休息休假等需要与劳动者协商后方可确定的内容外，用人单位可先行对其他基本内容进行准备，并且尤其应当注意如何避免将使劳动合同无效的情形。
比如我国《劳动合同法》在其第二十六条明确规定了会导致劳动合同无效或部分无效的情形，包括以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使劳动者在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的、免除自己的法定责任并排除劳动者权利以及其他违反法律法规规定的情形。
因而笔者建议用人单位在初步准备劳动合同时，应当严格按照法律规定来设置相应条款，避免合同因违反法律法规规定而无效，使双方都白忙活一场。同时，笔者还想提醒用人单位，根据《劳动合同法》第九条的明文规定，用人单位不可以扣押劳动者身份证件或要求劳动者提供担保以收取财物，否则将可能面临承担相应法律责任的风险。
2.3订立劳动合同时的工作内容及要点
用人单位在与劳动者订立劳动合同过程中的工作内容及要点主要是与劳动者充分协商劳动合同中的相关条款，包括但不限于劳动者报酬、劳动合同期限、工作时间、休息休假、试用期、培训、竞业限制等，可参见《劳动合同法》第十七条的规定。除了对于劳动合同内容进行协商以外，还有许多需要用人单位注意的事项。
其一是在劳动关系建立之时，不仅劳动者有义务如实告知用人单位其身份信息和工作经历等，用人单位也应当如实告知劳动和其工作内容、工作条件、工作地点、职业危险、安全生产状况和劳动报酬等情况，用人单位和劳动者相互告知此等内容，是对双方自行决定是否选择对方的权利的保障，同时也是双方今后顺利开展工作并避免不必要纠纷的重要前提。
其二是关于签订劳动合同的期限，该期限不是指签订劳动合同的期限长短，而是指用人单位在与劳动者确立劳动关系后，应在何时与劳动者签订劳动合同。这里用人单位需要非常注意《劳动合同法》有关劳动合同签订期限的相关规定，正如笔者在《劳动合同书面化所涉法律风险及防范》一文中进行的分析，签订书面劳动合同是用人单位与劳动者建立劳动关系后应当履行的一项法定义务。
其中有三个非常重要的时间节点，即1个月内、超过1个月不满1年和满1年：在建立劳动关系1个月内签订书面劳动合同是合法的;若超过1个月不满1年内未签订的，用人单位须向劳动者支付2倍工资并承担签订书面劳动合同的义务;若超过1年仍未签订的，则依法推定用人单位已经与劳动者签订了无固定期限劳动合同，但仍不免除用人单位与劳动者签订书面劳动合同的义务，且劳动者可向用人单位主张(最多)11个月的双倍工资。
2.4订立劳动合同后的工作内容及要点
当用人单位和劳动者已完成签署劳动合同的订立工作时，双方即已正式建立了劳动关系，但是这并不意味着用人单位就可以放松警惕了，因为订立劳动合同后的相关工作，在一定程度上反映了用人单位对员工的管理制度是否完善，并可能进一步影响今后双方对劳动合同的履行。因而，此时用人单位仍应当注意一下几点问题.
一、劳动合同依法应当由用人单位和劳动者签字或盖章后生效，并且双方均应执有相应份数合同正本。但是实践中，通常劳动合同文本是由用人单位来提供的，并且在签署前有义务向劳动者告知和解读其内容，因而实践中通常用人单位和劳动者对劳动合同的签署可能不是在同一时间或同一地点进行而是分先后签署的。
此处用人单位可能会面临劳动者对劳动合同单方面进行修改或劳动者通过他人签名的风险，因此建议用人单位与劳动者协商选择同一时间在同一地点当面签署劳动合同，避免合同内容再行变动并确保劳动合同系劳动者本人签名，对于客观上无法做到面签的，可以结合其他方式(如事后以电邮确认、劳动者统一签署劳动合同签收表等方式)以锁定合同系劳动者本人签署。
二、对于已签订书面劳动合同的劳动者，用人单位应当依法对其办理入职手续包括员工入职登记、提交入职材料、办理报到等。作为依法应当设立的材料，职工名册是用人单位对职工基本信息进行登记和查证的重要资料，用人单位应当实时对其中的职工信息进行更新。
同时，如员工手册等资料也可成为用人单位对劳动者进行管理的重要材料，建议用人单位根据实际经营情况设立员工手册，同时在员工入职时向员工发放并对员工收取情况进行登记，以此避免员工对于用人单位的相关管理措施有异议。
3.小结
综上所述，用人单位与劳动者订立劳动合同时，并非仅是确立双方劳动关系的环节，还是影响着今后双方对劳动合同的履行和变更等活动的重要环节，建议用人单位对此能有足够的重视，真正做到防患于未然，避免因劳动合同订立不当而导致相关法律风险。
