用人单位对存在档案保管关系的人员应及时清理

案情简介：

1991年7月张某调入某制品厂（具有独立法人资格）工作，其档案却由某公司档案室转到某农场劳资科保管。张某于1991年7月至1992年11月在某制品厂工作并在该厂领取劳动报酬。期间，该厂未与张某签订过书面劳动合同。1993年初，某制品厂停产后营业执照自行注销，未对张某劳动关系做出处理。之后张某未到某农场上过班，某农场也未与张某签订过书面劳动合同，张某未在某农场领取过劳动报酬，某农场亦未对张某档案作出处理。2004年6月初，张某将某农场告上仲裁庭，请求确认劳动关系、补发生活费。至申请仲裁之日张某档案仍在该农场劳资科保管。仲裁委在查清事实基础上认为：某制品厂具有独立法人资格，有独立用工权，张某1991年7月起在某制品厂工作，与某制品厂存在劳动关系。未与某农场签订过书面劳动合同，亦未在某农场领取过劳动报酬，张某与某农场之间未实际履行劳动权利义务，张某与某农场既不存在劳动合同关系，又不存在事实劳动关系。经调解无效，鉴于上述理由，仲裁委员会裁决驳回了张某申诉请求。

评析：

此案以张某败诉，某农场胜诉而告终，但暴露出用人单位档案管理方面的一些问题。

首先，档案保管关系不能等同于劳动关系。劳动关系是劳动者与用人单位之间的权利和义务关系。劳动者只有与用人单位之间形成了实际上的劳动权利义务关系，即一方提供劳动，一方支付劳动报酬，才能算形成了劳动关系。如劳动者档案在某用人单位保管，而且其在该用人单位工作并领取劳动报酬，说明某用人单位与该劳动者既存在劳动关系又存在档案保管关系。如劳动者在某用人单位仅保管档案，未在该用人单位工作，也未领取过劳动报酬，该劳动者与该用人单位仅存在档案促管关系，不存在劳动关系。上述案例中，张某在某制品厂注销前存在劳动关系，但档案却放在某农场，制品厂自行注销后，未对张某档案作出处理，属档案管理中存在的问题。

其次，某农场未及时清理张某档案，导致纠纷缠身，应从中吸取教训。对只在企业存放档案，不在企业工作，又未签订劳动合同的人员，企业应遵循对职工负责的原则，以书面形式直接通知职工本人在规定时间内将档案关系转移到职工实际工作的单位或职业介绍服务中心。本人不在的，通知交其同住成年亲属签收；直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，可通过新闻媒介公告通知。自公告发布之日起三十日后，即视为送达。在上述工作完成后，企业可将逾期未办理转移的档案转至职工户口所在区、县劳动和社会保障局，由街道另行存放。