企业因购货而预付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。收到所购物资时，根据发票账单等列明应计入购入物资成本的金额，借记“物资采购”或“原材料”、“库存商品”等科目，按专用发票上注明的增值税额，借记“应交税金—应交增值税(进项税额)”科目，按应付金额，贷记“预付账款”科目。补付的款项，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目;退回多付的款项，借记“银行存款”科目，贷记“预付账款”科目。
企业的预付账款，如有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入其他应收款。企业应按预计不能收到所购货物的预付账款账面余额，借记“其他应收款——预付账款转入”科目，贷记“预付账款”科目。
(一)会计上归类为非货币性资产
《企业会计准则第19号——外币折算》规定：货币性项目，是指企业持有的货币资金和将以固定或可确定的金额收取的资产或者偿付的负债。非货币性项目，是指货币性项目以外的项目。《企业会计准则讲解2008》规定：货币性项目分为货币性资产和货币性负债，货币性资产包括现金、银行存款、应收账款和应收票据以及持有至到期投资等;货币性负债包括应付账款、其他应付款、短期借款、应付债券、长期借款、长期应付款等。讲解中所列举的货币性项目，没有包括预付账款。而非货币性资产交换的讲解中，所列举的非货币性资产也没有包括预付账款。
笔者认为，应将预付账款作为非货币性项目，采用交易发生日的即期汇率折算，不改变其记账本位币金额。预付账款不符合货币性项目的定义，其代表的是已经支付的款项。既然款项已经支付，就没有了按固定或可确定金额收取的权利，不再承担未来的汇率变动风险和通账风险，未来结转时其对应的科目不是现金，而是存货，不是货币性项目，不应再按期末汇率进行调整，汇率变动风险随着款项的支付，将由收到款项的一方承担，记录预付账款的一方不再承担未来的汇率变动风险。
(二)税法上归类为货币性资产
因2008年1月1日执行新《企业所得税法》，很多文件有效性难以判断，以最新文件为税收上对预付账款归类的证据。在近期国税总局颁布国税发[2009]88号文《企业资产损失税前扣除管理办法》第二条中称资产是指企业拥有或者控制的、用于经营管理活动且与取得应税收入有关的资产，包括现金、银行存款、应收及预付款项(包括应收票据)等货币性资产，存货、固定资产、在建工程、生产性生物资产等非货币性资产，以及债权性投资和股权(权益)性投资。可见，税收上把预付账款归类为货币性资产。
(三)建议笔者认为，对预付账款的分类，《企业会计准则》规定更科学，能真实地反映该科目核算的实质。虽然《企业会计准则》与税法制定目的、职能等方面存在不同，但为了减少纳税人遵从成本与税务机关征管成本，建议税法借鉴《企业会计准则》规定，将预付账款分类为非货币性资产。
期末外币预付账款汇兑损益财税差异
(一)会计对汇兑损益规定
《企业会计准则第19号——外币折算》规定，企业在资产负债表日，应当按照下列规定对外币货币性项目和外币非货币性项目进行处理：外币货币性项目，采用资产负债表日即期汇率折算。因资产负债表日即期汇率与初始确认时或者前一资产负债表日即期汇率不同而产生的汇兑差额，计人当期损益，同时调增或调减外币货币性项目的记账本位币金额。以历史成本计量的外币非货币性项目，仍采用交易发生日的即期汇率折算，不改变其记账本位币金额，不产生汇兑差额。以公允价值计量的外币非货币性项目，如交易性金融资产(股票、基金等)，采用公允价值确定日的即期汇率折算，折算后的记账本位币金额与原记账本位币金额的差额，作为公允价值变动(含汇率变动)处理，计入当期损益。
(二)税法对汇兑损益规定
根据《企业所得税法》第六条和《实施条例》第二十二条的规定，企业的汇兑收益，应计入收入总额中的其他收入，作为应税收入计算应纳税所得额。根据《实施条例》第三十九条规定，纳税年度终了时将人民币以外的货币性资产、负债按照期末即期人民币汇率中间价折算为人民币时产生的汇兑损失，在计算应纳税所得额时准予扣除;已经计入有关资产成本以及与向所有者进行利润分配相关部分的汇兑损失，不允许在税前扣除。
企业所拥有的货币性资产、负债，可能是以记账本位币以外的货币计量的，在纳税年度终了时，需要按照期末即期人民币汇率中间价为标准，折算为人民币计算纳税，此时期末即期人民币汇率中间价，若不同于企业取得货币性资产、负债的汇率时可能产生汇兑损失。这属于企业生产经营活动中发生的正常的、必要的支出，准予在税前扣除。企业发生的汇兑损失，如果已经计人有关资产成本的话，那么这部分汇兑损失可以通过资产的折旧或者摊销等方式予以税前扣除，假如直接作为汇兑损失在税前扣除，就违背了税前扣除不得重复扣除的原则;如果发生的汇兑损失是由向所有者进行利润分配相关部分所产生的，这部分损失应由所有者负担，属于税后利润分配问题，故不允许在税前扣除。即：税法只规定货币性资产、负债的汇兑损失允许在税前扣除，外币非货币性项目的汇兑损失没有规定允许在税前扣除，应作纳税调整。
(三)汇兑损益财税差异
对货币性项目汇兑损失，会计上税前会计利润全额列支;但税收规定只有部分汇兑损失可以在计算应纳税所得额前列支，已经计入有关资产成本以及与向所有者进行利润分配相关部分的汇兑损失不能列支，需要做纳税调整。对非货币性项目汇兑损失，会计上对以公允价值计量的外币非货币性项目汇兑损失，会计上税前会计利润可列支;但税收规定外币非货币性项目的汇兑损失不能在税前扣除，应作纳税调整。
(四)期末外币预付账款汇兑损益财税差异
《企业会计准则》规定预付账款为非货币性项目，期末不进行汇率折算，不产生汇兑差异。与税收规定不一致，税收规定需要按期末汇率进行折算，汇兑损益计人应纳税所得额。形成会计账面价值与计税基础差异，导致暂时性差异，会影响所得税费用。期末，需要编制如下分录：借或贷记“递延所得税资产(或负债)——预付账款”，贷或借记“所得税费用”。
预付账款减值财税差异
(一)会计对预付账款减值规定
按资产负债表观，所有的资产都应计提减值准备。在“会计科目和主要账务处理”中坏账准备的主要账务处理规定：(1)资产负债表日，应收款项发生减值的，按应减记的金额，借记“资产减值损失”科目，贷记本科目。本期应计提的坏账准备大于其账面余额的，应按其差额计提;应计提的坏账准备小于其账面余额的差额做相反的会计分录。(2)对于确实无法收回的应收款项，按管理权限报经批准后作为坏账，转销应收款项，借记本科目，贷记“应收票据”、“应收账款”、“预付账款”、“应收分保账款”、“其他应收款”、“长期应收款”等科目。(3)已确认并转销的应收款项以后又收回的，应按实际收回的金额，借记“应收票据”、“应收账款”、“预付账款”、“应收分保账款”、“其他应收款”、“长期应收款”等科目，贷记本科目;同时，借记“银行存款”科目，贷记“应收票据”、“应收账款”、“预付账款”、“应收分保账款”、“其他应收款”、“长期应收款”等科目。对于已确认并转销的应收款项以后又收回的，也可以按照实际收回的金额，借记“银行存款”科目，贷记本科目。即：预付账款要计提减值准备，但已颁布的《企业会计准则》及应用指南、企业会计准则解释1～3号等规定对如何计提减值准备并未给予明确，笔者认为，预付账款一般是根据合同订购或拟接受服务所支付的款项，由于履行合同的具体情况可能会对预付账款的损失产生直接的影响，预付账款可能发生减值损失的一般应包括两个方面：(1)对方不存在兑现的可能或者对方根本就不具备相关资质时，预付账款的减值就表现为可收回金额低于账面价值的金额;(2)企业支付了现金，但收到的货物和服务没有价值，此时的减值就表现为获得补偿物品或服务的减值。
