外贸单证是指外贸结算中应用的各种单据、证书与文件。包括信用证和其他有关单据和证书，用以处理货物的交付、保险、运输、商检、结汇等工作，简称“单证(Documents)”。
根据单证的作用不同，大致可以分为以下5类：
※发票与包装单据
※保险单据
※运输单据
※公务证书
※其他单据
下面一一详细说明：
1)商业发票 ( COMMERCIAL INVOICE),是卖方在发货时，向买方开立的发货价目清单，是对所装运货物及整个交易的总说明，并凭以向买方收取货款、清算债权债务，是进出口贸易结算中使用的最主要的单据之一。
2)形式发票(PROFORMA INVOICE)
形式发票，也称预开发票，是出口商应进口商的请求出具的，供进口商向本国贸易或外汇管理局等部门申请进口或批准给予支付外汇只用的非正式的参考性发票。
形式发票只是一张报价单或意向书，不能用于托收和议付。
3)包装单据(Packing Documents)是记载或描述商品包装情况的单据，是对商业发票内容的重要补充。主要包括装箱单(PACKING LIST)，重量单(WEIGHT LIST),规格单(SPECIFICATION LIST)尺码单(MEASUREMENT LIST),etc.
出口商备妥货并确定装运日期和运输工具后(收到经船公司签署的配舱回单后)，即按合同或信用证约定的保险事项要求，填制国际货物运输保险投保单，连同商业发票交保险公司(保险人)办理投保手续。
注：出口货物明细单、加注了运输方式、承保险别等的出口发票也可作为投保单使用。
运输单据的概念：
运输单据(TRANSPORT DOCUMENTS),是承运人收到承载货物后签发的，表明货物已经装上运输工具或已将货物发运或者收妥货物待运的证明文件，是承运人与托运人(货主)之间的运输契约的证明。
运输单据的性质：
包括具有物权凭证性质的单据，如海运提单、国际多式联运提单，及不具有物权凭证性质的单据，如航空运单、铁路运单、邮包收据等。
公务证书，顾名思义，是官方出具的文件，是需要出口商去政府相关部门申请的单据。主要包括出口配合及出口许可证，商检证书，原产地证等。
出口配合及出口许可证是针对实行出口配合管理或出口许可证管理的商品，企业在出口之前须按规定申领出口许可证，海关凭出口许可证接受申报和验放，无证不得出口。是由国家对外经贸行政管理部门签发的。
商检证书，全称商品检验检疫证书(INSPECTION CERTIFICATE),是由政府或公证机构对进出口商品进行检验检疫或鉴定后，根据不同的检验结果或鉴定项目出具并签署的，证明货物在品质、数量、重量或卫生等方面符合特定标准的书面凭证。(主要检验机构：官方机构—CIQ；民间机构—CCIC，合资企业——SGS-CSTC.)
商检证书的种类有很多，最常见的有：
●品质检验证书(INSPECTION CERTIFICATE OF QUALITY)
●重量或数量检验证书(INSPECTION CERTIFICATE OF WEIGHT OR QUANTITY)
●熏蒸证书(INSPECTION CERTIFICATE OF FUMICATION)
原产地证书(CERTIFICATE OF ORIGIN, 简称C/O)：是出口商应进口商的要求而提供的、由公证机构或政府或出口商出具的证明货物原产地和制造地的一种证明文件。是进口国实行国别贸易政策和出口国享受配合待遇的通关凭证，也是进口国海关进行贸易统计的依据。
原产地证明书可分为普通原产地证和普惠制产地证书(GSP FORM A )，GSP FORM A申请时需要提供的资料如下：
●普惠制产地证书申请书(1份)
●普惠制产地证书表格A(1正2副)
●商业发票、装箱单
●其他所需文件
装船通知(SHIPPING ADVICE)，是发货人在货物装船并取得提单后，向买方或其指定的人发出的有关货物装运情况的说明。卖方发送装运通知，主要因为：方便买方投保(以 FOB,CFR等术语出口时)；方便买方租订仓库，安排运输工具，以便做好接货及付款的准备。
通关单据：出口货物应在运抵海关监管区后、在装货的24小时前向海关申请报关，获取通关单据。
除以上单证之外，还有各种证明文件，如受益人证明、船公司证明、寄单证明等。各种单据都应该根据与买家签订的合同或信用证规定来准备。
