县（市）级司法局作为公证处最基层的管理部门，如何切实有效地加强对公证的监督和管理面临着新的课题。桐乡市司法局认真落实《公证法》，从转变理念、建立机制、力求实效入手，对公证工作的监督管理进行了一些探索，取得了一定的成效，促进了公证事业的健康发展，多次被嘉兴市局、市公证协会评为先进集体，桐乡市公证处2006年被省司法厅授予文明公证处。
一、增强意识、转变理念
（一）增强三个意识。一是通过对《公证法》的学习，认识到尽管公证处改制为事业单位后，在人、财、物方面与司法局脱钩，享有人、财、物自主权，但法律赋予了司法行政机关的监管职能，是应尽的职责，从而增强对公证工作监管的责任意识；二是通过分析公证管理机制现状，认识到目前管理部门还存在不敢管、难于管、不会管而出现缺位、错位、越位的状况，公证处内部管理机制也存在依靠自身的力量难于解决的问题，从而增强对公证处依法监管的意识；三是通过分析公证业的发展形势 ，认识到公证服务如何适应经济、社会生活领域的新变化、新需求，主动提供综合性、全方位、高质量的公证法律服务，满足经济、社会生活的发展，对公证工作提出了更高的要求，必须着眼发展加强对公证的监管，从而增强对公证处监管的发展意识。
（二）树立三种理念。公证改制后，管理体制的转变，对公证监管工作的形式、手段提出了新的要求。因此，在统一思想增强意识的基础上树立三种理念：一是树立起依法管理的理念。就管理部门来说克服少管为好的思想倾向，要认识到应管不管是监管缺位，从而转变到敢管、会管的理念上来；克服事无具细的思想倾向，要认识到公证处已由原来的内设科室成为具有独立法人的事业单位，有独立的管理自主权，不该管而管是监管越位，从而转变到侧重于宏观管理、政策指导、执业行为的监管理念上来；二是树立起合力管理的理念。就公证证处和公证员来讲，克服厌管的思想倾向，要认识到管理部门与公证处的最终目标是一致的，司法行政机关是公证工作的稳定剂、调节剂、催化剂，是为公证事业保架护航，从而转变到自觉接受、配合管理部门监管的理念上来；三是树立起管理服务并举的理念。公证事业的发展离不开良好的执业环境，因此，司法局加强了与有关部门的沟通协调，如在公证处改制时，局长亲自多次到市领导、人事局、财政局进行沟通，争取他们的理解、支持，为公证改革打下良好的基础，特别是分配机制的确定为公证处创造了良好的分配环境；同时，加大对公证宣传的力度，如通过桐乡法治网、司法行政网、电视台制作专题节目、报刊上刊出专版加强对公证工作的宣传，司法局还专门编制公证工作宣传折页、板报宣传资料下发到镇乡街道、村、社区进行宣传，扩大了公证工作的社会影响力，提升了行业形象，为公证执业创造了良好的环境。
（三）加强组织领导。一是建立管理部门、公证处层级监管组织，司法局成立了以主要领导任组长的管理小组，公证处由主任负责自行组织管理小组；二是明确职能科室，日常监管由法律服务管理科实施，并落实专人负责,政工科、办公室为配合管理，进一步加强监督管理工作的力度；三是加强公证处组织建设，选配好公证处主任，把好用人审核关，司法局还加强对主任的年度考核，增强工作责任感。确保责权利的统一，落实公证独立法人地位，激发公证处的内部活力；营造合力氛围，公证处主任列席司法局重大会议，公证处评比先进纳入局评范围，动员公证人员积极参加局组织的各类活动如知识竞赛、文体活动等，密切司法局与公证处的联系。
二、规范制度 建立机制
建立一个完备的、职责明确的监管制度，对于提高公证综合服务 能力、促进公证事业发展有着至关重要的保证作用，也是规范公证工作的根本。
（一）明确监管工作重点。公证工作是一项涉及面广的系统性工作，特别公证改制后，监管工作的重心必须由原来管理公证处的人、才、物向执业秩序、公证质量转变，着重抓了监管内容的定位，即以公证质量、收益分配、财务制度为重点，并根据各方面的特点有所侧重加以规范，进行宏观的政策引导。在质量监管方面侧重于经常化、规范化的检查制度和考核标准、方式的量化，设立了质量考核奖；在分配方面侧重效益工资的构成；在财务方面侧重于对实行工效挂构的政策制定、财务审计，逐步建立以质量监督管理体系为中心的监督管理机制。如公证员薪酬分配制度方面，由局制定并下发了《关于公证处实行工效挂构的实施意见》，明确了公证员效益工资提取比例和办公、业务经费使用总原则，便于公证处收益分配和收支的自主落实。
（二）加强监管制度建设。司法局形成一套统一的监管、考核制度，使监管工作有据可依、有规可循，避免监管工作的随意性，先后出台了《桐乡市公证处薪酬分配办法》、《桐乡市司法局公证质量监督管理办法》、《公证质量考核评分细则》，《桐乡市公证处财务管理审计办法》等，起到了很好的规范作用。如薪酬分配办法遵循合法、公平、竞争、和谐、激励的原则，实行了五要素工资制，即由档案工资、岗位工资、技能工资、效益工资（单位效益工资和个人绩效工资）、综合考核工资五方面组成，改变了公证员收入与业务收费直接挂构的分配模式，使分配制度更趋规范合理，形成了公证处内部的良性竞争，营造了和谐的团体氛围。
（三）注重监管程序规范。为了进一步增强监管的可操作性，在制度建设过程中，注重监管程序环节，对监管的形式、方法程序、时间提出不同的要求，明确监管程序。如质量监管方面，监管程序按检查、监督、评议、反馈、处置五个环节实施监督，对每一个环节进行细化量化，明确每季检查一次，每次检查后的5个工作日内，由法管科负责将检查情况向公证处进行反馈，对需要整改的内容向公证处发出《公证质量整改通知书》，公证处对存在的公证质量问题进行及时整改，并在收到整改通知书后的十个工作日内，填写好《公证质量整改情况呈报表》，向局质量监管小组作出报告等，同时，按监管程序的每个环节 配有系统性记录台帐，使质量监督管理过程有据可查。
（四）强化监管机制联动。公证处是具有独立法人的事业单位，司法局出台的相关管理办法，只能是规范指导作用，监管机制更需要公证处的联动才能形成合力，为此，把监管机制联动建设作为一个重要的监管制度来抓，如公证处与《桐乡市司法局公证质量监督管理办法》相对应，制定了《桐乡市公证处公证质量月查制度》、《桐乡市公证处过错责任追究办法》、《桐乡市公证处公证质量赔偿制度》等配套制度形成公证质量监管体系，建立起局级监管机制与公证处监管机制相结合的联动，畅通监督管理渠道，密切了上下级之间的工作配合。[page]
三、落实责任 力求实效
监督管理机制的建立只有真正抓落实，才能取得工作实效。力求做到三个到位：
（一）监管责任到位。明确责任是落实监管制度的基础，为此，进一步明确三级管理责任制，管理部门为监督责任人，公证处负责人为第一责任人，公证员为直接责任人，具体落实到每个岗位，从而达到监督到人，使监督管理落到实处，由此形成责任明确的层级监督管理责任机制。如构成工资五要素之一的综合考核工资，由局考核到处及公证处主任，主任考核到公证员和辅助人员，做到层层有责任、人人有担子。
（二）监管考核到位。检查考核是落实监管制度的保证，一是注重检查考核经常化，如在质量监管方面，做到每季一次对公证卷宗检查，2006年共查卷宗128卷，对每个卷宗做好检查记录并进行评分, 同时对事关社会和谐稳定的重大公证事项进行现场监督；二是注重检查考核程序，先由公证处对照相关规定进行自查，再由监管职能科室考评，最后由局考核小组对考核结果进行公布，做到考核程序、考核结果公开；三是注重检查考核规范，如公证处虽为事业单位，但考虑到未列入市财政统管，每年终组织职能科室对公证处的财务收支及收益分配政策的落实情况进行审核，审核后以书面形式反馈给公证处，对需要整改的内容由公证处落实措施并书面上报司法局，便于监督整改。
（三）监管结果运用到位。监管结果运用是落实监管制度的关键。为了进一步落实监督管理制度，把考核结果与收益分配、评定职称、评比先进直接挂构，如在公证处设立质量考核奖基数，由局质量监督管理小组根据《公证质量考核评分细则》，对公证处进行考核，并按考核结果兑现考核奖，使公证质量与公证员的经济收益挂构，切实做到奖罚分明， 增强监管实效性。
通过公证监管机制的建立实施，进一步理顺了局、职能科室与公证处、公证处与公证员之间的关系；规范的监管制度，为管理科室更好地履行监管职能提供了依据；细化量化的监管制度，增强了监管的针对性、操作性；监管力度的加强，保证了公证的有序发展，确保了公证的真实、合法，质量意识进一步增强，有效地提高了公证的公信力。
加强对公证的监督管理是一项长期的工作，下一步的重点是抓完善抓落实，严格要求形成长效机制，使公证监管机制更加成熟，努力提高公证工作的法制化、规范化水平，促进公证事业的健康有序发展。
