两天前，我的一个客户问我在ERP系统里预付款流程怎么走。我就给了他一份预付款的基本流程图。他还是不明白。没办法，我只好给他做一些详细的说明。以下是预付帐款的处理流程，下面我就结合一实际案例，讲讲预付帐款管理流程在ERP系统中是如何运转的。
现有一供应商，因为这个供应商比较强势，所以，企业不得不向供应商屈服，再签定采购协时，规定必须要预付采购定单的50%预付款，对方才能安排生产。
一、预付款的申请
采购部今天根据物料计划部门的申请，要向这个供应商下100万的采购定单，按照与供应商的协议，企业必须先付50%的预付款，即50万。
1、预付款需求来源。
预付款的来源有很多种，最常见的就是根据采购单的金额来。就如同以上这种情况，采购单金额为100万，则按其一定的比例，付预付款。还有一种在实际管理中，经常出现的叫做保证金。这不跟采购定单直接挂钩。供应商说，每次付预付款太麻烦，你还是一次性付给我20万的保证金吧，我们以后不交易的时候，再来抵货款吧。这种形式的预付款，不是我们这里讨论的范围。我们今天讲的预付款管理流程，是直接跟采购定单挂钩的。
2、预付款申请单。
企业用户希望能够根据采购单直接生成预付款申请单，如此，就不用自己再手动的去开申请单了，并且，预付款金额、供应商帐户等相关信息，他们都会自动显示。如此，可以大大的提高工作效率。
ERP实现方式：
ERP可以实现企业的这个需求。在供应商基本信息中，可以定义这个供应商的付款条件，如预付款比例为50%。则在下这个供应商的采购单时，在采购单上会带出其预付款比列为50%。当采购单审核时，其还会自动生成一张预付款申请单。采购员要做的只是核对一下这张付款申请单有否错误，审核无误后，就可以转交给财务了。
ERP操作技巧：
1、预付款比例的修改权限。有时候，可能虽然跟供应商约定的预付款比例为50%，但是，在实际下达采购单时，可能根据采购单的金额或者其他情况，会有所调整。此时，若去调整供应商基本信息中的预付款比例，就显得不是很合适。因为以后的采购单仍然是按照这个比例为进行的。所以，此时，企业要求能够在采购单上直接修改预付款比例，而不影响基本信息表中的预付款比例。遇到这种情况，企业可以设置成采购员允许更改采购单的预付款比例。
2、有时候，可能不是这个供应商的所有产品都要预付款，可能只是其部分产品，如那些价值比较高的、或者是为企业特制的产品，才需要预付款。遇到这种情况，ERP系统也无能为力。我是建议，遇到这些情况时，开两张采购定单，需要预付款的开一张，不需要的预付款的开另一张。
3、预付款申请单一定要跟采购单关联。在采购单审核时，自动生成的预付款申请单上，肯定是有采购单信息的。现在怕的就是采购员手动填写一张预付款申请单，就拿到财务去了。如此处理的话，以后在产生应付帐款的时候，系统会认为没有预付款信息，就不会冲减少预付款了。
二、预付款的付款。
采购员在ERP系统中，审核了预付款申请单以后，就可以向财务转交这张50万的预付款申请单了。
1、财务预付款确认。
财务经理收到采购部门移交过来的预付款申请单后，要进行审核。在ERP系统的预付款申请单上，可以关联到对应的采购单。这个功能对于预付款的确认非常方便，财务经理不用再去寻找采购单了，只需要用鼠标在系统中点点，就可以找到其需要的采购单，可以提高工作效率，缩短确认的时间。
2、预付款单生成，
财务经理预付款申请单审核无误后，就可以叫出纳付款了。出纳在系统中，可以根据预付款申请单自动生成付款单。付款单审核后，系统预付款就完成了。
ERP操作技巧：
1、从以上分析我们可以看出，从采购单到最后的付款单，是一环扣一环的，若中间某个环节出现了错误，我们建议是从原始单据开始更改。如在预付款单上发现采购单价错误了，我们建议是从原始单据即采购单上进行更改。如此，以后查询的话，才能一一对应。若真的要在中途进行更改的话，则最好在单据中注明，以便以后核对。
2、同时，在中间过程中，单据最好不要手动生成。都根据前置单据自动生成为好。如预付款申请单生成付款单的时候，要系统自动根据预付款申请单生成付款单。因为在这个生成的过程中，还有个状态控制。利用自动转换功能后，再查询预付款申请单时，其状态显示的已经是“结束”状态。如此，每次采购员只要查看一下，哪些预付款申请单的状态不是结束的，就是财务还没有付款的。采购员可以根据这份资料进行跟催。
3、再次强调一下，在预付款单上，若都按系统自动生成单据的功能生成相关单据的话，则在预付款单明细中，会有采购单号。这个采购单号不是白白放在那边的，其作用是非常大的。在ERP系统考虑应付账款的时候，就是根据这个单号来判断，是否有预付款。若有预付款，则产生的应付账款中，会自动冲减这个金额，并且还会带出这张预付款单据的信息，以方便用户进行后续的操作。
4、应付账款冲减的技巧。预付账款最后是可以用来冲减这张采购订单的货款的。但是，如何才能够自动冲减呢?ERP操作中还是 要注意一定的技巧，才行。一是，入库时，一定要对应采购单。即在生成入库单时，要根据采购定单自动转换成入库单功能，来生成入库单;二是在产生应付张款时，也要根据入库单转换成应付账款功能，自动生成应付账款，只有如此，采购单信息才会带到应付账款单据上。三是根据应付账款生成付款单时，也要根据自动转换功能，产生付款单，因为在这个转换过程中，系统会自动检视有没有对应的预付款单据，若哟系统在付款单上，会自动扣减相应的金额，并且，会带出对应的预付款单、预付款申请单的 相关信息，方便跟踪查询。
从以上的分析中，我们可以看出，利用ERP系统，进行预付款管理控制的话，则跟其有关的所有单据，最后，都是跟采购单关联起来的，或者说，是以采购单为基础生成的。是以，在整个控制环节中，保证采购单信息的准确就至关重要了。可以这么说，只要采购单相关信息准确的话，在后续单据中，一般都不会发生错误。特别是金额与供应商的账户信息等，都直接从基本资料出带过来，这可以保证这些信息的准确性。[page]
通过以上一道道的关卡，可以最大限度的保护企业预付款的安全性，可以实现不该预付款的绝对不预付款;该付多少预付款就付多少预付款;该付给谁就付给谁;月末付款时，要全额扣除预付款。这正是手工预付款管理的四个难点，ERP系统都帮你一一解决了。
