根据《中华人民共和国城市房地产管理法》第五十三条规定：“房屋租赁，出租人和承租人应当签订书面租赁合同，约定租赁期限、租赁用途、租赁价格、修缮责任等条款，以及双方的其他权利和义务，并向房产管理部门登记备案。”这便是当是房管部门要求备案的法律依据。
所谓房屋租赁备案制度是指出租人和承租人签订书面合同后，在一定期限内，将租赁合同等相关文件送到当地房屋行政管理部门进行审查登记并备案的一种制度。
租赁合同和变更、终止同样也应进行备案。房屋租赁备案制度是政府对房地产交易进行管理的重要制度，它一方面防止国家税费流失，另一方面能有效地制止房屋非法交易。
根据《城市房屋租赁管理办法》的规定，办理房屋租赁备案的具体程序如下：
一、申请。
租赁合同签订后30天内，持有关文件到直辖市（省、自治区）、市、到人民政府房地产管理部门办理申请登记备案手续。
二、提交文件
申请房屋租赁登记备案应提交下列文件：
1、书面租赁合同；
2、房屋所有权证书；
3、当事人的合法证件；
4、人民政府规定的其他文件；
5、如果出租共有房屋，还须提交其他共有人同意出租的证明；
6、出租委托代管房屋，还须提交委托代管人授权出租的证明。
三、审查。房地产管理部门或其他委托机构在收到上述材料后，便开始进行审查：合同主体是否合格；租赁的客体是否合格；合同的内容是否完备、合法；租赁行为是否符合国家及所在地人民政府规定的租赁政策；是否按有关规定缴纳有关税费等。
四、发证。房地产管理部门或其他委托机构经过审查，认为合格后，颁发《房屋租赁证》。《房屋租赁证》是租赁行为合法有效的凭证。租用房屋从事生产、经营活动的，《房屋租赁证》作为该营业场所合法凭证；租用房屋用于居住的，该证作为公安部门办理户口登记的凭证。
另外，根据法律的规定，《房屋租赁证》不得伪造、涂改、转借、转让；如有丢失，应向原发证机关申请补发。
