业主投诉的规律表明：业主依据与物业管理企业交涉频次的结果，选择不同的投诉方向。初期，业主会向物业管理企业反映问题，及时得到解决，业主会谅解物业管理企业的轻微差错。多次投诉物业管理企业后得不到解决，致使业主的不满升级，尤其是业主所受损失越大，过错又在物业管理企业，就越会采取比较激烈的行动，把投诉的方向转向外部机构（媒体、消协等）甚至法庭。投诉的升级不仅可能使物业管理公司失去一个业主，更会影响企业信誉度和市场发展能力。
享誉全球的“经营之神”松下幸之助就此曾说过：“好好留住一位顾客，可能就此增加许多顾客，失去老顾客，即是丧失许多生意上的新机会。”在服务行业中的专项研究也证明了这一点：一个不满意的顾客至少会向其他11个人讲述自己不愉快的经历，而这11个人中平均每个人会告诉其他5个人，也就是说，一个不满意的顾客可能给企业带来67个的顾客的流失。物业管理行业特点决定业主流失率不会很高，但是会造成物业管理企业的信任危机，制约企业的健康发展。因此，如何妥善解决业主的投诉，将不满意的业主转变为忠诚者，是物业管理企业服务能力和公关意识的综合体现。
受目前物业管理的发展水平、服务产品生产特点等因素的制约，投诉在物业管理行业中是难以避免的，物业管理企业切合实际的投诉处理对策就是降低投诉比率，提高处理效率。这主要体现为以下几个方面：
一、制定投诉预防措施，提高服务质量。
增强员工责任意识，全面提高服务质量，减少返修率，是降低业主投诉率的根本措施。物业管理企业在加强质量控制的过程中，要对历年投诉的情况进行收集整理，对投诉高发的时期、阶段、区域和人群要做统计，通过收费人员反馈、维修人员走访、电话咨询等措施获得业主近期有关信息，有条件的要建立业主资料库，强化信息综合分析能力。据此有针对性地制定不同时段、不同区域、不同服务对象的服务措施，对可能发生的投诉，制定有效预案，力争赶在业主报修前将服务送到。同时还要对不同业主的潜在需求进行市场预测，进行差异分析，重新细化、定位现有的服务内容，采取个性化的服务措施，消灭可能产生投诉的“土壤”。
二、“用微笑平息业主的怒火。”
物业管理公司应当通过广告、公示板、发放业主手册等沟通活动，公布报修、监督电话及包片负责维修人员信息，为业主投诉提供方便。还可以采取如对投诉属实的顾客重奖等措施，向业主表明物业管理公司欢迎并感谢他们批评和监督的诚意，降低处理投诉的难度，避免不满的业主对亲友、邻居等述说自己的经历，对物业管理企业造成不利的口头宣传。
不满、甚至愤怒的投诉业主可能会有过激的言行，为合理地处理投诉带来困难。要有效地处理业主投诉，就要建立一支懂得以微笑面对每一位投诉者的报修服务人员。希尔顿饭店的创始人唐拉德\"希尔顿在《企业家的秘诀》中曾说过：“无论旅店本身遭遇的困难如何，希尔顿旅馆服务员脸上的微笑永远是属于旅客的阳光，缺少服务员美好的微笑，正好比花园失去了春天的太阳与和风。”微笑是平息业主因服务质量产生怒火的“灭火器”，微笑为员工灵活处理业主投诉赢得了主动。在接待投诉的过程中，服务人员要坚持“业主不一定是对的，但总是第一位的”的服务思想来接待投诉的业主，设身处地为业主着想，耐心听取他们的意见，详细了解业主投诉的原因，真诚承认服务中出现的差错，诚恳地向业主表明歉意或者做必要的解释，恢复业主对本企业的信任，消除业主担心物业管理公司不会重视自己的投诉，不会为自己真正解决问题的疑虑。
三、建立一支处理业主投诉的“快速反应部队”。
处理业主投诉不仅需要微笑，更需要诚信践诺的实际行动，这是企业信誉度的体现，也是每个投诉的业主所希望的。实际解决问题有利于业主改变不满的态度，获得心理上的受尊重感和满足感。处理业主投诉关键是速度，快则生存，慢则淘汰，物业管理企业要在保证妥善处理正常报修的同时，建立一支处理业主投诉的“快速反应部队”，并且对从接到每一起投诉到实地现场调查处理严格规定时间限制。这个时间的确定要有科学性，不能超过业主容忍等待的时限。同时要对投诉处理人员进行服务知识和服务技能的专项培训，灌输“重复劳动就是浪费”的思想，准确判断和处理业主投诉的问题，提高维修服务的一次合格率，严格控制返修率。在实际处理工作中要适当扩大他们的自主权和责任，减少投诉处理中的决策层次，提高反应速度。
四、预见随时可能发生的意外情况，及时调整应对策略。
初次投诉的业主对物业管理公司还是信任的，抱着物业管理公司能及时修正失误的希望。在初次投诉中解决业主面临的问题，可以避免业主改变投诉方向，将物业管理公司拖入烦琐的解释和应诉的境地。物业管理企业要努力提高初次投诉处理结果的有效性，弥补服务中的过失，获得业主的谅解。
对于来自外部（媒体、消协等）的投诉调查，企业要冷静应对不利的舆论氛围，先从内部寻找导致投诉的原因，采取果断措施进行整改，然后要和外部（媒体、消协等）及时沟通，如实反映情况，使业主和外部单位（媒体、消协等）准确了解企业为解决投诉所采取的方案和措施，使业主相信企业的诚意，并在结果实现之后，通过媒体进行炒作，努力变被动为主动，挽回已造成的负面影响。
远离诉讼是对企业自我保护的基本原则，法庭的任何判决结果都将影响辖区业主的信任度，甚至可能使物业管理公司声名狼藉。不得已的诉讼要慎重对待，对起诉前因、后果了解清楚，积极寻找政策和法律依据，学会用法律武器保护自己，必要时聘请专业律师应诉，力争在法庭上维护自己的声誉。
《松下幸之助经营管理全集》中提到：“顾客的抱怨是很严重的警告，但诚心诚意去处理顾客抱怨的事，往往又是创造另一个机会的开始。”物业管理企业应正确看待业主投诉，象摩托罗拉公司那样，把投诉看成是“顾客送给企业的礼物”，业主投诉能为企业提供大量针对性极强的信息，这是任何市场调查都不能比拟的，在投诉中物业管理企业不仅能发现服务质量问题，还有可能发现市场的潜在需求，形成新的产品构思和服务设计，增加扩展服务内容的机会。投诉也为物业管理企业提供了将不满业主转化为忠诚者的有利机会，否则，不满的业主“跳槽”，另聘其他物业管理企业，就会使企业永远失去为这些业主服务的机会。[page]
