船舶只有通过船舶登记和船舶检验，取得必要的文书后，方能航行和参加营运。船舶文书的法律意义在于能够证明船舶的国籍、反映船舶技术状况和船舶的工作情况，证明船舶已经履行了有关的法定手续等。船舶文书可分为船舶证书和船舶文件两类。
(一)船舶证书
船舶证书是证明船舶国籍、船舶技术和航行性能的船舶文书，主要有：
1.船舶国籍证书，即证明船舶所属国籍的文书。由政府主管部门发给。船舶只有取得国籍证书后，才能悬挂国旗航行，受船旗国法律保护。有的国家不发国籍证书，而发船舶悬挂国旗航行权证书。船舶国籍证书的有效期限较长。我国原海船登记规则规定国籍证书有效期为10年;现船舶登记条例规定为5年。
2.船舶所有权证书，即证明船舶所有权归属的船舶文书。我国过去不发这种证书，而用船舶国籍证书代替。我国《船舶登记条例》施行后，船舶也有了所有权证书。
3.船级证书。根据船舶入级规则的规定，由验船机构对符合入级条件的船舶签发船级证书，证明入级船舶的船体、设备、轮机、电器、通讯和消防等方面，符合船舶建造规范的规定，或符合验船机构所认可的等级的技术要求。在我国，船舶经港口验船机构检验合格后，颁发临时船体入级证书和临时轮机入级证书，待经过一段规定的时间后，再由国家船检局审核，颁发正式船级证书。
4.国际船舶载重线证书。船舶载重线是验船机构检验后在船舶两舷划出的允许载重标志，用以限定船舶满载的吃水深度。国际船舶载重线证书是根据《1966年国际船舶载重线公约)的规定，对航行于国际间的船舶进行检验和勘划载重线标志后，由主管机关或主管机关授权的机构所签发的证明船舶的干舷和所勘划的载重线符合该公约附则要求的证书。
5.货船构造安全证书。这是由船检部门根据《1974年国际海上人命安全公约)的规定，在对船舶进行检验后，为证明货船的船体、机械及设备具备了从事国际航行安全条件所签发的证书。根据们974年国际海上人命安全公约的1978年议定书)的规定，该证书的有效期限不超过5年，并在有效期内须进行法定的年度和期间检验。
6.货船安全设备证书。验船机构根据《1974年国际海上人命安全公约》的规定，对从事国际航行的货船进行检验后，认为船舶的安全设备符合国际航行安全的条件而签发货船安全证书。签发该证书应检验的内容有：(1)救生设备，包括救生艇、筏及其属具和救生艇应配备的手提式无线电设备，以及船上应配备的救生衣、救生圈和抛绳设备;(2)消防设备及防火控制图;(3)该公约附则和国际海上避碰规则所规定的号灯、号型、引航员软梯、音响信号和遇难信号，该证书有效期不超过24个月。
7.船舶吨位证书。这是验船机构根据《国际船舶吨位丈量公约》或国内的船舶吨位丈量规范对船舶进行丈量后，核定船舶总吨位和净吨位所签发的证书。该证书是计算装货的依据，也是征收税金和有关费用的重要依据。只要船舶量吨空间不改变，船舶吨位证书一般是长期有效。我国航行国际航线的船舶需持有国际船舶吨位证书;航行国内航线的船舶则持有船舶吨位证书。
8.客船安全证书。这是船舶检验机构按《1974年国际海上人命安全公约)和1978年议定书的规定，对客船进行检验合格，认为其符合安全航行的要求而签发的证书。
9.乘客定额证书。这是对乘客超过12人的船舶所签发的证明船舶可以载客的数额的证书。
10.船舶适航证书。这是船舶被船舶检验机构检验认为适合航行而签发的证书。我国国内航行的船舶须持有船舶适航证书。需要说明的是，我国国内航行的船舶按规定必须持有我国船舶检验部门颁布的船舶适航证书，但由此并不能反推凡是持有该证书的船舶都是适航的船舶。在实际生活中，有不少因船舶不适航造成海上事故的船舶，都持有有效的适航证书。这除了说明我们在船舶检验方面可能存在工作不认真、疏于职责、把关不严等问题之外，也表明船舶适航是一项持续性和经常性的工作，而适航证书则只对船舶适航起检查和督促作用。通过对大量的海事案件的审理，海事法院的法官已对“船舶适航是一个事实问题而不是是否持有适航证书问题”形成了共识。
船舶证书除以上所列举的10种之外，还应具备其他一些证书。如货船无线电报安全证书、货船无线电话安全证书、货物冷藏设备入级证书、散装谷物稳性批准书。载运2，000吨以上散装货油的船舶，还应领取油污损害民事责任保险或其他财务保证证书;而对于通过苏伊士运河和巴拿马运河的船舶还须具有该运河各自的专用吨位证书。
(二)船舶文件
船舶文件是船舶应具备的，反映船舶的动态和管理等状况的船舶文书。船舶文件主要有以下几种：
1.航海日志
航海日志也叫船舶日志和甲板日志，是记载船舶航行和停泊中所发生的一切事件的技术和法定文件。航海日志是反映船舶航行、停泊和运输工作情况的原始记录。它记录的内容包括天气、海况、航线、航速、船位、碰撞、救助等情况，以及船舶抛锚、靠离码头、装卸作业中发生事件，等等。航海日志记录是否详细、准确，对于船舶发生的海事纠纷的处理是很重要的。我国厦门海事法院曾经审理过一起船舶运载活海鲜损害赔偿纠纷案。原告即托运人在诉讼中指出，被告船东在船舶抛锚待装期间，未按规定和习惯给船舱内的海水充氧，致使水质状况不好，是造成活鱼死亡的一个原因。而船东即被告则辩称其在锚泊期间一直未停止对舱内海水充氧。但在法院保全的该船航海日志中，只有该期间某日一次的充氧记录，其余时间有无充氧没有记载。这种情况下，船东只能承担不能举证的责任。当然，航海日志对处理海事纠纷所起的证据效力的作用是以其记载客观真实为前提的，如果记载不真实或事后根据情况的需要作虚假填写，就不能作为客观事实和法律事实来认定。
航海日志每日由大副审核、船长阅签。记载如有错误，不能撕扯、擦改、描改、涂改，应按规定划去重写，并加签名。如发生海损事故，应将航海日志和有关海图封存待查，同时启用新本，继续记载出事后的内容。
2.轮机日志
轮机日志也叫机舱日志，是机舱工作、机器运转、燃料消耗等情况的记录。它也是一个查清海损事故原因，判明责任的重要证据，可以和航海日志的内容互相补充和印证。实践中，审判人员常把二者互相对照、研究分析案件事实。
3.无线电台日志
无线电台日志是记载船舶电台使用情况的文件。其记载的内容，对核定海事发生的时间、地点和船舶采取的措施以及外界发出的指令等，具有重要价值。海事机关在处理海事事故时，为查明情况，也要翻阅电台日志。1996年，厦门海事法院受理过一起租船合同纠纷案。原告是承租人，被告是船东。原告以被告违约撤船造成其鱼苗损失70万人民币为由，要求被告赔偿。被告则辩称撤船是原告提出的，双方已解除了合同，请求法院驳回原告的诉讼请求。该案案情复杂，审判人员凭经验和其他间接证据已判断原告的诉讼请求不能成立，但又缺乏足够的证据支持。后办案人员在审理中认真查阅了被告提供的电台日志，从中发现了能间接证明原告提出解除合同的内容记载。这一新的间接证据的出现，与其他间接证据便共同形成了一个证据圈，证明了原告曾提出解除合同的事实。法院据此判决驳回原告的诉讼请求。原告不服上诉，福建省高级法院二审维持原判。
4.航行签证簿
航行签证簿是我国为加强船舶的监督管理，由港务监督部门颁发的一种船舶文件。在我国，不论是远洋船舶，还是沿海、内河航行船舶，都必须向港务监督部门领取航行签证簿，港务监督部门在签证簿上签证以后，船舶才能进出港口和航行。港务监督部门签发该证所掌握的标准通常有这样几点：(1)船舶备有有效的船舶证书，证书所载与实际相符;(2)船舶处于适航状态;(3)船舶备有足够负责航行值班的持证船员，客轮须有一定数量的救生艇员证书;(4)装运一级危险品的船舶，要符合装载要求，并持有装运清单;(5)救生消防设备必须备齐并符合标准;(6)载客、装货符合乘客定额及载重线规定;(7)没有违反港口有关法令规章。凡不具备以上条件之一者，在未经采取必要的安全措施或改善前，港务监督部门有权不予签证，并禁止船舶离港。而反过来讲，船舶只要在以上几个方面达到了要求，港务监督部门就应当办理签证手续。
实际业务中，也曾发生因船东和货主之间发生运输纠纷，港务监督部门以此为由不办签证手续的事情。从法律上说，这是不正确的。因港监部门没有处理因运输关系引起的民事纠纷的职能，也不能用签证的行政职权干预民事纠纷。不过在审判实践中时常出现这种情况，即海事法院收到海事纠纷的一方当事人的诉前扣押船舶的申请，为防止船舶在审判人员赶到港口之前离港，便用传真要求港务监督部门协助，对该船暂不办理签证手续。对法院来讲，这是审理案件的需要，而对港监部门来讲，则有义务协助法院工作。因此和上面所说的情况有性质上的不同。
5.船员名单
船员名单是国际航行船舶应具备的反映船上所有工作人员实际情况的文件。国际航行的船舶抵达港口接受检查时，船员名单必须向港口有关部门呈交。其内容是：船员的姓名、性别、年龄、国籍和职务、住址及证件号码等，由船长签署。船舶出港时，船员如有变动，须填报更换的船员，并注明更换的原因。
